INVENTARIOS

DESCRIPCIÓN
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller, p.1)

DATOS

• El inventario esperado, que tiene asociado un registro de inventario esperado.
• El inventario ad hoc o el inventario que no se puede registrar como se esperaba.

FORMATO Y ESTRUCTURA

CARTA DE DESPIDO

DESCRIPCIÓN

La carta de despido es un documento mediante el cual la empresa comunica al trabajador su despido por causas objetivas.

El despido objetivo es aquel que se produce cuando concurre alguna de las causas objetivas expresamente previstas en las leyes laborales.

DATOS

• La intención de la empresa de despedir al trabajador: este punto se recoge normalmente en el primer o segundo párrafo.
• La explicación de las causas del despido: este aspecto debe aparecer obligatoriamente, de manera ordenada y educada, en el cuerpo de la carta.  
• La fecha a partir de la cual el despido es efectivo: esta idea suele ir en el primer párrafo, aunque puede reiterarse en el último párrafo para que no haya ningún tipo de confusión.

FORMATO Y ESTRUCTURA

ACTA ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN
es el documento que se elabora para dejar evidencia y sancionar hechos que ocurren con algún trabajador y que van en contra de alguna norma de la Empresa sustentada en el Código de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo y/o por ser alguna acción que represente alguna afectación para la organización.

DATOS

• Fecha y hora del levantamiento del acta
• Nombre de la empresa y razón social
• Nombre y puesto de todos los involucrados
• Descripción de la falta
• Declaraciones de los testigos y empleado sancionado.
• Firmas del trabajador amonestado, empleador, personal administrativo y testigos.

FORMATO Y ESTRUCTURA

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

DESCRIPCIÓN
El contrato de arrendamiento o de alquiler es aquel en el que un arrendador cede el uso y disfrute de una determinada propiedad por un tiempo determinado y a cambio de una renta.

DATOS

• La identidad de los contratantes. Esto es: los datos personales del arrendador (quien cede el uso de la vivienda), y del arrendatario (quien adquiere el uso de la vivienda).
• La identificación de la finca arrendada.
• La duración.
• La renta inicial del contrato.
• Las cláusulas concretas que las partes hayan acordado.

FORMATO Y ESTRUCTURA

CIRCULAR INTERNA

DESCRIPCIÓN
Una circular interna para empleados es un pequeño documento de índole administrativo, que se reparte entre los empleados para que se enteren de un evento en particular.


DATOS

• Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
• Fecha. Se escribe el día, mes y año.
• Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.
• Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
• Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
• El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.
•  Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
• Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

FORMATO

ESTRUCTURA

CARTA DE SOLICITUD DE COTIZACION

DESCRIPCIÓN
La carta de solicitud de cotización es un documento que emplean las empresas para elegir una compañía para comprar productos y materiales e incluso servicios, después de examinar las cotizaciones recibidas. Este tipo de carta de solicitud deberá ser lo más precisa posible donde la empresa compradora establecer la petición de oferta más detallada.

DATOS

• Investigar a los proveedores disponibles: buscaremos directorios y recomendaciones de los proveedores creando una lista de los mismos.
• Elaborar la solicitud de cotización o RFQ: realizaremos las intenciones claras desde un primer momento y colocaremos la fecha del documento del día que lo vamos a enviar.
• Detallar los nombres de las personas de la empresa: proporcionaremos la información de contacto de las personas de empresa para facilitar las preguntas por parte de los proveedores.
• Escribir lo que necesita nuestra compañía: incluiremos la descripción del producto, el número de  unidades, la dirección de entrega, la forma de pago y otras condiciones.
• Detallar el proceso de cotización: detallaremos la fecha límite para la recepción de ofertas.
• Enviar el proyecto del texto de solicitud de cotización a todos los superiores: para obtener la aprobación  e imprimir la solicitud de cotización con el membrete de la empresa.
• Enviar la carta de solicitud de cotización a los proveedores: para poder recibir el material.

FORMATO

ESTRUCTURA

RECIBO DE PAGO

DESCRIPCIÓN
Es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero, emitiendo por la persona acreditada (quien recibe), y dirigiendo a la persona deudora (quien paga)


DATOS

• Número de serie de recibos expedidos (no es obligatorio).
• Membrete con datos del emisor (NIF, CIF, nombre...). No es obligatorio.
• La fórmula Recibí de, o una variante similar.
• El nombre de la persona o entidad que hizo la entrega o el pago.
• El importe recibido. En ocasiones, se suele indicar tanto el importe en letras como en número.
• El concepto por el que se realizó el pago.

FORMATO

ESTRUCTURA

PAGARE

DESCRIPCIÓN
El pagare es un documento que supone la promesa de pago a alguien; este compromiso incluye las condiciones que promete el deudor de cara a la contrapartida (acreedor), es decir, la suma fijada de adinero como pago y el plazo de tiempo para realizar el mismo.

DATOS

• Denominación de Pagaré. Debe aparecer expresamente para dar carácter ejecutivo al documento. 
• Fecha de vencimiento. Es el día a partir del cual puede procederse al cobro del pagaré. 
• Razón Social a la que se debe realizar el pago. Es la persona física o jurídica que inicialmente deberá cobrar el pagaré. 
• Lugar y fecha de emisión. Es necesario consignar el momento en que se ha emitido el pagaré, así como el lugar. Sólo es necesario consignar el municipio, ya que no es obligatorio recoger una dirección completa. 
• CC y Código IBAN de la cuenta del emisor. Es el número de cuenta en que se cargará la operación, por lo que deberá estar bien consignado para que el pago se realice sin problemas. 
• Firma y antefirma del emisor del pagaré. Dará validez a la orden de pago. 
• Identificador de la barra de truncabilidad. Este número permite tratar informáticamente el pagaré, previa inmovilización del original, para ser gestionado dentro de los sistemas de compensación bancaria. Esto facilita la correcta ejecución de la operación comercial por vía telemática sin necesidad de transportar físicamente el pagaré. 

FORMATO

ESTRUCTURA